Osuuskuntayhdistys
Coop Finland ry:n tietosuojaseloste  

Tämä on henkilötietolain (10 ja 24 §) ja EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukainen rekisteri- ja tietosuojaseloste yhteisölle Osuuskuntayhdistys Coop Finland ry. Laadittu 23.5.2023.
 

1. Rekisterinpitäjä

Osuuskuntayhdistys Coop Finland ry
Peurasuontie 207, 77700 Rautalampi

 

2. Rekisteristä vastaava yhteyshenkilö

Jarmo Hänninen
jarmo.hanninen@pellervo.fi
Puh. 0407660236

 

3. Rekisterin nimi

Osuuskuntayhdistys Coop Finland ry:n asiakas- ja jäsenrekisteri

​

4. Oikeusperuste ja henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukainen oikeusperuste henkilötietojen käsittelylle on

• Henkilön suostumus

• Sopimus, jossa rekisteröity on osapuolena

• Yhdistyksen asiakastyön ja jäsensuhteen hoitaminen

 

Rekisterinpitäjän oikeutettu etu:

Rekisterinpitäjän oikeutettuna etuna on asiakas- ja jäsensuhteen hoitaminen, organisaation toimintaan liittyvien palveluiden tarjoaminen ja tuotanto, mukaan lukien tapahtumien järjestäminen. Henkilötietoja käsitellään vain siinä määrin kuin on tarpeen em. tarkoitusten toteuttamiseksi ja tavalla, jota rekisteröidyt voivat kohtuudella odottaa tietoja antaessaan.

 

Tietoja kerätään ensisijaisesti rekisteripitäjän palveluiden piiriin kuuluvilta yrityksiltä, yhteisöiltä ja yksityishenkilöiltä. Lisäksi tietoja kerätään www-sivuilta ja muista julkisista tietolähteistä.

 

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on yhteydenpito asiakkaisiin ja jäseniin, asiakas- ja jäsensuhteen ylläpito, markkinointi tms. Tietoja ei käytetä automatisoituun päätöksentekoon tai profilointiin.

 

5. Rekisterin tietosisältö

Rekisteriin tallennettavia tietoja ovat: henkilön nimi, asema, yritys/organisaatio, yhteystiedot (puhelinnumero, sähköpostiosoite, osoite), www-sivustojen osoitteet, verkkoyhteyden IP-osoite, tunnukset/profiilit sosiaalisen median palveluissa, tiedot tilatuista palveluista ja niiden muutoksista, laskutustiedot, muut asiakas- ja jäsensuhteeseen ja tilattuihin palveluihin liittyvät tiedot.

Tiedot poistetaan 10 vuoden kuluttua viimeisestä asiakas- ja jäsentapahtumasta.

 

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Rekisteriin tallennettavat tiedot saadaan asiakkailta ja jäseniltä mm. www-lomakkeilla lähetetyistä viesteistä, sähköpostitse, puhelimitse, sosiaalisen median palvelujen kautta, sopimuksista, asiakas- ja jäsentapaamisista, asiakkaiden ja jäsenten käyttämien järjestelmien kautta ja muista tilanteista, joissa asiakas tai jäsen luovuttaa tietojaan.

Lisäksi henkilötietoja voidaan kerätä ja päivittää tässä tietosuojaselosteessa kuvattuja käyttötarkoituksia varten myös julkisesti saatavilla olevista lähteistä ja viranomaisilta tai muilta kolmansilta osapuolilta saatujen tietojen perusteella sovellettavan lainsäädännön rajoissa. Tällainen tietojen päivittäminen suoritetaan manuaalisesti tai automaattisin keinoin.

​

7. Tietojen säännönmukaiset luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Tietoja ei luovuteta säännönmukaisesti muille tahoille. Yritys- ja jäsentietoja voidaan julkaista organisaation tarjoamissa palveluissa (esimerkiksi yrityshakemisto). Yritys- ja jäsenasiakas voi itse muokata näkyvyyttään palveluissa.

Henkilötietoja voidaan siirtää tapahtumien yhteisjärjestäjille ja julkisrahoitteisten projektien rahoittajille tai muille vastaaville julkishallinnon edustajille vain siinä määrin kuin on tarpeen. Asiakas- ja jäsensuhteen hoitamisen kannalta oleellisia henkilötietoja voidaan siirtää asiakas- ja jäsensuhteen hoitamisen kannalta oleellisten järjestelmien (esim. uutiskirjeet, tapahtumien hallinta yms.) välillä.

Tietoja ei pääsääntöisesti luovuteta EU / ETA-maiden ulkopuolelle. Yksittäisissä tapauksissa yhteystietoja voidaan luovuttaa yhteistyökumppaneille.

Henkilötietoja ei luovuteta markkinointitarkoituksiin. 

 

8. Rekisterin suojauksen periaatteet

Rekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta ja tietojärjestelmien avulla käsiteltävät tiedot suojataan asianmukaisesti. Kun rekisteritietoja säilytetään Internet-palvelimilla, niiden laitteiston fyysisestä ja digitaalisesta tietoturvasta huolehditaan asiaankuuluvasti. Rekisterinpitäjä huolehtii siitä, että tallennettuja tietoja sekä palvelimien käyttöoikeuksia ja muita henkilötietojen turvallisuuden kannalta kriittisiä tietoja käsitellään luottamuksellisesti ja vain niiden työntekijöiden toimesta, joiden työnkuvaan se kuuluu.

 

9. Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista

Jokaisella rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut tietonsa ja vaatia mahdollisen virheellisen tiedon korjaamista tai puutteellisen tiedon täydentämistä. Mikäli henkilö haluaa tarkistaa hänestä tallennetut tiedot tai vaatia niihin oikaisua, pyyntö tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).

​

10. Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet

Rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus pyytää häntä koskevien henkilötietojen poistamiseen rekisteristä ("oikeus tulla unohdetuksi"). Niin ikään rekisteröidyillä on muut EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset oikeudet kuten henkilötietojen käsittelyn rajoittaminen tietyissä tilanteissa. Pyynnöt tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).

​

​